Use Case: Qualitätsmanagement
Prozessdokumentation für ISO 9001,
in Stunden statt Wochen
Beschreibe deine Abläufe in eigenen Worten. Procevia erstellt daraus BPMN-Diagramme und die passenden Prozesssteckbriefe mit Kennzahlen, Normen und Risiken. Dazu RACI, Formulare und IT-Systeme am Prozessschritt, Freigabe und Versionsverlauf, so wie ISO 9001 sie erwartet.
Was ISO 9001 an Prozessdokumentation verlangt
Prozesse und ihre Wechselwirkungen
ISO 9001 Kapitel 4.4 verlangt, dass du die Prozesse deines Qualitätsmanagementsystems bestimmst und ihre Reihenfolge und Wechselwirkung darstellst. Ein BPMN-Diagramm je Prozess und die Prozesslandkarte als Überblick zeigen genau das.
Verantwortlichkeiten
Für jeden Prozess muss klar sein, wer verantwortlich ist. Swimlanes und die RACI-Matrix in der Prozessakte halten das fest, eine Prüfregel meldet jede Aktivität ohne verantwortliche Rolle.
Kennzahlen und Risiken
Prozesse brauchen Leistungsindikatoren, und Kapitel 6.1 fordert das Betrachten von Risiken und Chancen. Der KI-Prozesssteckbrief schlägt beides als Entwurf vor, du prüfst und ergänzt.
Gelenkte Dokumente
Kapitel 7.5 verlangt gelenkte dokumentierte Information. Formulare, Arbeitsanweisungen und IT-Systeme sind eigene Elemente im Diagramm mit Link zur gültigen Fassung, Freigabe-Workflow und Versionsverlauf machen jeden Stand nachvollziehbar.
Der KI-Prozesssteckbrief, der ISO-Felder mitdenkt
Sobald dein Diagramm steht, entwirft die KI auf Knopfdruck einen strukturierten Prozesssteckbrief. Er füllt genau die Felder, die ein Audit sehen will, Prozessziel, Kennzahlen, Normen, Risiken und Chancen, Rechtsgrundlagen und mehr, formuliert in verständlichem Deutsch statt in Notationsjargon.
Du bleibst die prüfende Instanz. Die KI liefert einen fundierten Entwurf, du ergänzt Fachwissen und gibst frei. So entsteht in Minuten eine belastbare Grundlage, für die du sonst Stunden gebraucht hättest.
Steckbrief, RACI-Matrix, Versionen und Freigabe-Status bündelt die Prozessakte. Wie du damit ein Audit vorbereitest, zeigt der Use Case Audit-Vorbereitung.
Formulare, Arbeitsanweisungen und IT-Systeme direkt am Prozessschritt
Kapitel 7.5 verlangt gelenkte dokumentierte Information. Im Audit heißt das konkret, welches Formular in diesem Schritt ausgefüllt wird, welche Arbeitsanweisung gilt und in welchem System das Ergebnis landet. In Procevia sind Dokumente und IT-Systeme eigene Elemente im Diagramm, mit Symbol für Word, Excel, PDF oder SharePoint und einem klickbaren Link zur gültigen Fassung in eurer Ablage. In der Darstellung „Am Task" docken sie platzsparend am Schritt an, die Ebene blendest du je nach Adressat ein oder aus, der Export folgt der gewählten Sicht. Die Anleitung steht im Handbuch unter IT-Systeme und Dokumente. Wer zusätzlich Informationssicherheit dokumentiert, setzt am selben Element Sicherheitsanforderungen, siehe Prozessdokumentation für ISO 27001.
So nimmst du deine QM-Prozesse in Tagen auf
Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Reklamation, Lenkung dokumentierter Information, interne Audits, Korrekturmaßnahmen. Prozess für Prozess, immer im selben Rhythmus.
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Überblick schaffen
Lege in der Prozesslandkarte fest, welche Abläufe dein QM-System braucht, geordnet nach Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen. Platzhalter zeigen, was noch fehlt, die Fortschrittsanzeige, wie weit du bist. Für interne Audits ist die Karte zugleich der Prüfplan. Wie sie aus einer Branchen-Vorlage entsteht und sich mit KI füllt, zeigt das BPMN-Tool im Überblick.
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Beschreiben statt zeichnen
Beschreibe den Ablauf in eigenen Worten, lade die bestehende Verfahrensanweisung hoch, fotografiere die Skizze aus dem Workshop oder diktiere ihn. Die KI erstellt das BPMN-Diagramm mit Rollen, Entscheidungen und Übergaben. Alle Eingabewege erklärt das Handbuch unter Prozesse beschreiben. Im Team-Plan nimmt der Prozess-Scout den Ablauf gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen auf. Den Feinschliff erledigst du per Chat, ohne ein Symbol anzufassen.
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Steckbrief, RACI und Dokumente ergänzen
Die KI entwirft den Prozesssteckbrief mit Kennzahlen, Normen und Risiken, du prüfst und ergänzt. In der RACI-Matrix legst du je Schritt fest, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beteiligt oder zu informieren ist. Formulare und Systeme ziehst du aus der Palette ins Diagramm und hinterlegst den Link zur Ablage, siehe IT-Systeme und Dokumente.
RACI je Prozessschritt, direkt in der Prozessakte gepflegt. - 4
Vollständigkeit prüfen, bevor es der Auditor tut
Eine Aktivität ohne verantwortliche Rolle, ein Gateway ohne Frage, ein Schritt ohne Beschreibung. Solche Lücken fallen sonst erst im Audit auf. Mit eigenen Prüfregeln legst du fest, was in euren Prozessen Pflicht ist, der Editor zeigt die betroffenen Stellen im Diagramm. Korrekturen gehen schnell, der Elementtyp lässt sich nachträglich ändern, und eine neue Rolle entsteht, indem du ein Element an den Rand des Prozesses ziehst.
Prüfregeln nach Wahl. Der Editor markiert jede Stelle, an der noch etwas fehlt. - 5
Freigeben und nachweisen
Der Prozess durchläuft den Freigabe-Workflow, einreichen, prüfen, genehmigen oder mit Begründung zurückweisen. Der Versionsverlauf hält jeden Stand mit Vorher-Nachher-Vergleich fest. Für die Auditmappe exportierst du Diagramm und Prozessdokumentation als PDF. Wie du den Audittag selbst vorbereitest, zeigt der Use Case Audit-Vorbereitung.
Freigegeben, versioniert, kommentiert. Der Nachweis für gelenkte Dokumente.
Aus der Prozessmanagement-Praxis entwickelt
Der Gründer von Procevia bringt über acht Jahre IT-Service- und Prozessmanagement mit. Die Felder des Prozesssteckbriefs folgen dem, was Auditoren nach den Kapiteln 4.4, 6.1 und 7.5 sehen wollen, die Prozesslandkarte den Grundlagen des Geschäftsprozessmanagements. Mehr über Procevia
Häufige Fragen
Macht Procevia mein Unternehmen ISO 9001 zertifiziert? +
Nein. Eine Zertifizierung vergibt eine akkreditierte Stelle nach einem Audit. Procevia unterstützt dich dabei, die von ISO 9001 geforderte Prozessdokumentation schnell und nachvollziehbar zu erstellen und zu pflegen.
Welche Angaben deckt der KI-Prozesssteckbrief ab? +
Aus einem fertigen Diagramm erstellt die KI ein Dokumentationsblatt mit Prozessziel, Geltungsbereich, Prozesstyp, Auslöser, Ein- und Ausgaben, Ablaufbeschreibung, Kennzahlen, Normen, IT-Systemen, Risiken, Chancen, Geschäftsregeln und Rechtsgrundlagen. Du prüfst und ergänzt die Vorschläge.
Kann ich Formulare, Arbeitsanweisungen und IT-Systeme im Prozess hinterlegen? +
Ja. Dokumente und IT-Systeme sind eigene Elemente im Diagramm, mit Symbol für Word, Excel, PDF oder SharePoint und einem klickbaren Link zur Ablage. Auf Wunsch docken sie platzsparend direkt am jeweiligen Schritt an. Die Ebene lässt sich für einzelne Adressaten ausblenden, auch im Export.
Kann ich Freigaben nachweisen? +
Ja. Prozesse durchlaufen einen Freigabe-Workflow: einreichen, prüfen, genehmigen oder ablehnen, jeweils mit Kommentar und Vorher-Nachher-Vergleich. Der Versionsverlauf macht Änderungen nachvollziehbar, und der Export als PDF liefert den Stand für die Auditmappe.
Wie schnell sind die Prozesse eines QM-Systems dokumentiert? +
Ein einzelner Prozess mit Diagramm, Steckbrief und RACI ist in wenigen Minuten dokumentiert. Beschreiben, Diagramm prüfen, Steckbrief ergänzen, freigeben. Die Kernprozesse eines mittelständischen Unternehmens lassen sich so in Tagen statt Monaten aufnehmen, im Team-Plan mit dem Prozess-Scout auch gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen.
Weiter: die Audit-Vorbereitung, die Prozessdokumentation für ISO 27001, alle Anwendungsfälle, das BPMN-Tool im Überblick oder das Handbuch mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
