Use Case: Audits
Audit-Vorbereitung
ohne Nachtschichten
Ob Zertifizierung, internes Audit oder das Lieferantenaudit deines Kunden: Am Ende zählen aktuelle Prozessnachweise. Procevia erstellt sie aus deinen eigenen Worten, mit Freigabe und Versionshistorie als Beleg.
Was Auditoren sehen wollen
Aktuelle Prozessdokumentation
Auditoren wollen sehen, wie ihr wirklich arbeitet, nicht den Stand von vor drei Jahren. Ein Diagramm mit Prozesssteckbrief pro Kernprozess ist die Basis jeder Auditmappe.
Klare Verantwortlichkeiten
Auf die Frage "Wer macht das?" braucht es eine belegbare Antwort. Swimlanes und die RACI-Matrix zeigen pro Schritt, wer verantwortlich ist.
Gelenkte Freigaben
Dokumente müssen geprüft und freigegeben sein, mit Nachweis. Der Freigabe-Workflow protokolliert, wer wann eingereicht, geprüft und genehmigt hat.
Nachvollziehbare Änderungen
Was hat sich seit dem letzten Audit geändert? Die Versionshistorie mit Vorher-Nachher-Vergleich beantwortet das ohne Suche im E-Mail-Archiv.
In Tagen audit-bereit statt in Monaten
Fehlende Prozesse dokumentierst du im Schnellverfahren: beschreiben, Diagramm prüfen, Steckbrief ergänzen, freigeben. Die Prozesslandkarte zeigt dir dabei, was schon dokumentiert ist und wo Lücken sind, ein natürlicher Prüfplan für die Vorbereitung.
Für den Audittag exportierst du Diagramme und Prozessdokumentation als PDF in die Auditmappe oder zeigst die Abläufe direkt am Bildschirm. Auf die Frage nach gelenkten Dokumenten antwortet der Freigabe-Workflow mit Versionshistorie, statt eines Ordners voller Word-Kopien.
Souverän im Termin
Ein Audit ist auch ein Gespräch. Wer seine Abläufe als klares Bild zeigen kann, führt die Diskussion, statt sich zu verteidigen. Die druckbare Prozesslandkarte eignet sich als Einstieg ins Auditgespräch: erst der Überblick, dann der Einzelprozess.
Und nach dem Audit? Festgestellte Abweichungen arbeitest du direkt im Prozess ein, per Chat-Änderung und neuer Freigabe. So wird aus dem Maßnahmenplan gelebte Verbesserung statt einer Excel-Liste, die bis zum nächsten Audit ruht.
Häufige Fragen
Hilft Procevia bei internen Audits und bei Zertifizierungsaudits? +
Ja, die Grundlage ist dieselbe: aktuelle, freigegebene Prozessdokumentation mit klaren Verantwortlichkeiten. Für interne Audits nutzt du die Prozesslandkarte als Prüfplan, für Zertifizierungsaudits exportierst du Diagramme und Prozessdokumentation als PDF für die Auditmappe.
Unser Kunde kündigt ein Lieferantenaudit an. Reicht die Zeit noch? +
Häufig ja. Weil du Abläufe in eigenen Worten beschreibst und Procevia Diagramm und Steckbrief in Sekunden erstellt, dokumentierst du die wichtigsten Prozesse in Tagen statt Monaten. Priorisiere die Prozesse, die der Kunde sehen will, und schicke sie durch die Freigabe.
Was, wenn unsere bestehende Dokumentation veraltet ist? +
Lade vorhandene Dokumente hoch oder beschreibe den heutigen Ablauf neu, die KI erstellt den aktuellen Stand. Änderungen erledigst du per Chat, danach läuft die neue Version durch die Freigabe. So wird aus veralteter Doku wieder ein belastbarer Nachweis.
Weiter: Prozessdokumentation für ISO 9001, SOPs erstellen oder alle Anwendungsfälle.