Direktauftrag statt Ausschreibung.Wie Kommunen bis 50.000 Euro schnell an innovative Lösungen kommen
Die neue UVgO erlaubt Direktaufträge bis 50.000 Euro, unter 25.000 Euro sogar ohne Bekanntmachung. So kommen Behörden schneller an innovative Lösungen.
Stand 20. August 2026. Seit Juli 2026 dürfen öffentliche Auftraggeber Aufträge bis 50.000 Euro netto als Direktauftrag vergeben, ohne Vergabeverfahren. Die neue Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) hebt die Grenze von zuvor 1.000 Euro auf das Fünfzigfache an. Unter 25.000 Euro entfällt zusätzlich die nachträgliche Bekanntmachung, erst darüber muss der Auftrag im Nachgang veröffentlicht werden. Und bis 100.000 Euro steht mit der Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ein weiteres schlankes Verfahren bereit.
Für Kommunen, Ämter und öffentliche Träger ist das die größte Vereinfachung im Unterschwellenbereich seit Jahren. Dieser Artikel erklärt die neue Stufenleiter, zeigt, wie Verwaltungen damit schnell an Lösungen junger, innovativer Unternehmen kommen, und warum die eigene Prozessdokumentation der Schlüssel ist, um die neuen Spielräume wiederholbar zu nutzen.
Die neue Stufenleiter im Unterschwellenbereich
| Auftragswert (netto) | Verfahren und Pflichten |
|---|---|
| bis 25.000 Euro | Direktauftrag, keine Bekanntmachung nötig. Der schnellste Weg. |
| 25.000 bis 50.000 Euro | Direktauftrag erlaubt, nachträgliche Bekanntmachung erforderlich. |
| bis 100.000 Euro | Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb möglich. |
| Sonderfall Startups | Direktauftrag bis 100.000 Euro (Startups bis 4 Jahre), Verhandlungsvergabe bis zu den EU-Schwellenwerten (bis 8 Jahre). |
Die Zahlen im Einzelnen. Nach der neuen UVgO können Direktaufträge bis zu einem Auftragswert von 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer erteilt werden. Bei Direktaufträgen über 25.000 Euro ist eine nachträgliche Bekanntmachung durchzuführen, die die fehlende Vorab-Transparenz ausgleicht. Die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb steht bis zu einer einheitlichen Wertgrenze von 100.000 Euro offen. Parallel gilt auf Bundesebene die Neufassung der Bundeshaushaltsordnung, nach der Aufträge des Bundes bis 50.000 Euro netto ohne Vergabeverfahren vergeben werden können.
Für junge Unternehmen kommen die Startup-Sonderregeln hinzu, die wir im Beitrag Direktvergabe bis 100.000 Euro an Startups im Detail erklären. Kurz gefasst dürfen Behörden Startups in den ersten vier Jahren nach Gründung direkt bis 100.000 Euro beauftragen und mit Startups bis acht Jahre nach Gründung sogar bis zu den EU-Schwellenwerten frei verhandeln.
Was das für die Beschaffung von Innovation bedeutet
Viele Digitalisierungsvorhaben in Kommunen scheitern nicht am Geld, sondern am Verfahren. Eine Software-Lösung für 20.000 Euro im Jahr rechtfertigte bisher kaum den Aufwand einer förmlichen Ausschreibung, also unterblieb die Beschaffung ganz. Genau diese Projekte werden jetzt möglich.
- Pilotprojekte unter 25.000 Euro lassen sich formfrei starten. Eine Kommune kann eine innovative Lösung ein Jahr lang erproben, ohne Bekanntmachung und ohne Verfahrensbürokratie.
- Beschaffungen bis 50.000 Euro brauchen nur die nachträgliche Bekanntmachung. Das reicht für die meisten Fachanwendungen, Beratungsleistungen und Software-Abos im kommunalen Alltag.
- Junge Anbieter werden erreichbar. Startups scheiterten bisher oft an Referenz-Anforderungen förmlicher Verfahren. Beim Direktauftrag entscheidet die Vergabestelle selbst, wem sie einen Auftrag zutraut.
Bleibt die Frage, wie Beschaffer passende Anbieter überhaupt finden. Eine zentrale Anlaufstelle ist der Marktplatz der Innovationen des KOINNOvationsplatzes, die Plattform des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO). Dort präsentieren junge Unternehmen ihre Lösungen gezielt für den öffentlichen Sektor, geordnet nach Anwendungsfeldern, mit Ansprechpartnern und Praxisbeschreibung. Auch Procevia ist dort mit seiner KI-gestützten Prozessaufnahme für Bürgerservice und Fachverfahren gelistet.
Der unterschätzte Engpass. Niemand kennt die eigenen Abläufe
Die neuen Wertgrenzen beschleunigen das Verfahren. Der eigentliche Zeitfresser sitzt aber oft davor. Wer eine innovative Lösung beschaffen will, muss erst einmal wissen, wie der betroffene Ablauf heute funktioniert. Welche Schritte durchläuft ein Antrag, wer prüft was, und an welchen Stellen wechselt der Vorgang das Amt? In vielen Verwaltungen existiert dieses Wissen nur in den Köpfen einzelner Sachbearbeiter.
Hier setzt die KI-gestützte Prozessaufnahme mit Procevia an, und zwar genau in der Reihenfolge, in der eine Verwaltung sie braucht.
- 1 Aufnehmen Text, Sprache, Dokument oder Whiteboard-Foto
- 2 Zusammenführen Interviews aller Ämter
- 3 Dokumentieren Steckbrief + Vier-Augen-Freigabe
- 4 Überblicken Verwaltungslandkarte fürs ganze Haus
Erstens die Aufnahme. Die Sachbearbeitung beschreibt ihren Ablauf in Alltagssprache, per Text, Diktat oder Dokumenten-Upload, etwa aus bestehenden Dienstanweisungen. Auch ein abfotografiertes Whiteboard aus der Teambesprechung genügt als Ausgangspunkt. Die KI erzeugt daraus in Sekunden ein BPMN-2.0-Diagramm nach internationalem Standard, mit Swimlanes für jede beteiligte Stelle. Bei Abläufen, die mehrere Ämter durchlaufen, beschreiben alle Beteiligten ihren Abschnitt im Interview-Chat, auch ohne eigenen Zugang, und die KI führt die Perspektiven zu einem Gesamtprozess zusammen.
Zweitens die Verwaltungslandkarte. Aus den aufgenommenen Prozessen entsteht eine Prozesslandkarte der gesamten Organisation, geordnet nach Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen. Das Bauamt, das Ordnungsamt und die Kämmerei sehen erstmals auf einer Karte, welche Abläufe es gibt und wo sie zusammenhängen. Die KI schlägt sogar vor, wo neue Diagramme auf der Landkarte hingehören. Wie so eine Karte aussieht, mussten wir nicht lange suchen. Wir haben sie für diesen Artikel direkt in Procevia angelegt, als Beispielstruktur einer mittleren kreisangehörigen Stadt, und als Bild exportiert. Mehr zum Konzept im Glossar unter Prozesslandkarte.
Drittens die Schnittstellen. In den Diagrammen wird jeder Übergang zwischen zwei Zuständigkeiten sichtbar, denn jeder Wechsel zwischen den Swimlanes ist eine Schnittstelle. Genau an diesen Übergaben zwischen Ämtern entstehen in der Praxis Liegezeiten, Rückfragen und Medienbrüche. Wer sie schwarz auf weiß sieht, weiß, wo eine beschaffte Lösung ansetzen muss und kann den Bedarf im Direktauftrag präzise beschreiben.
Viertens die Nachweisbarkeit. Zu jedem Prozess erstellt die KI einen Steckbrief mit Zuständigkeiten, Kennzahlen, Risiken und Rechtsgrundlagen. Der eingebaute Freigabe-Workflow bildet das Vier-Augen-Prinzip ab, die Versionshistorie hält jeden Stand fest. Das ist zugleich die Dokumentation, die auch der Direktauftrag selbst braucht, um einer Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt standzuhalten.
Kostenbeispiel. Was ein Pilot für eine mittelgroße Verwaltung kosten kann
Wie viel Werkzeug braucht eine Verwaltung wirklich? Erfahrungswert für eine mittelgroße Verwaltung mit rund 250 Beschäftigten, egal ob Stadt, Gemeinde, Kreis oder Landesbehörde. Im Pilot modellieren nicht alle, sondern die Prozessverantwortlichen. Das sind typischerweise bis zu 6 Modellierende, etwa zwei aus Hauptamt und Organisation, eine Person aus QM oder Digitalisierungssteuerung und je eine aus den drei Pilot-Fachbereichen. Lesen sollen dagegen viele. Die 50 Betrachter-Plätze, die in Procevia inklusive sind, decken Amtsleitungen, Sachgebietsleitungen und Gremien ab und lassen sich bei einem späteren flächendeckenden Rollout erweitern.
Das folgende Kostenbeispiel zeigt eine Möglichkeit für einen Pilot über 6 Monate, gerechnet mit derselben Kalkulation wie bei unseren Mittelstands-Paketen. Es ist bewusst ein Beispiel und kein Paket von der Stange. Zuschnitt, Beratungstage und Lizenzzahl richten sich nach Größe und Zielen deiner Verwaltung.
| Position | Umfang | Kosten (netto) |
|---|---|---|
| Workshop Verwaltungslandkarte | 1 Tag vor Ort, alle Beteiligten | 1.800 € |
| Beratung und begleitete Prozessaufnahme | 6 Beratungstage (Einführung, Aufnahme, Auswertung) | 8.400 € |
| Procevia-Lizenzen | bis zu 6 Modellierende, 6 Monate Pilotzeitraum | 3.564 € |
| Betrachter-Plätze | 50 für die ganze Verwaltung | inklusive |
| Gesamt | Zielgröße bis zu 100 dokumentierte Prozesse | 13.764 € |
Die Lizenzen laufen im Beispiel über den Pilotzeitraum von 6 Monaten. Danach entscheidet die Verwaltung selbst, ob sie zu den regulären Lizenzpreisen weiterarbeitet oder den Pilot abschließt. Die dokumentierten Prozesse bleiben in beiden Fällen erhalten und lassen sich jederzeit im internationalen BPMN-2.0-Standard exportieren.
Die Pointe für die Vergabestelle: Das komplette Beispiel liegt unter der 25.000-Euro-Schwelle und kann damit als Direktauftrag ohne Bekanntmachung beauftragt werden, dem schnellsten Weg der neuen Stufenleiter. Selbst eine größere Ausbaustufe mit mehr Beratungstagen und Modellierenden bleibt unter 50.000 Euro und damit direktauftragsfähig mit nachträglicher Bekanntmachung. Kleine und mittlere Unternehmen erhalten dieselbe Leistung übrigens als gefördertes Paket mit bis zu 50 Prozent Zuschuss.
Pilot für deine Verwaltung anfragen
Wir besprechen den Zuschnitt für deine Stadt, Gemeinde, deinen Kreis oder deine Behörde, vom Workshop zur Verwaltungslandkarte bis zur begleiteten Prozessaufnahme, und liefern das Angebot mit allen Unterlagen für die Vergabeakte.
Vorteile für Behörden und Kommunen
- Rechtssicher beschaffen. Die neuen Wertgrenzen der UVgO nutzen und jede Vergabeentscheidung prüfungsfest dokumentieren.
- Verwaltungsdigitalisierung beschleunigen. Ein BPMN-2.0-Modell ist maschinenlesbar und anschlussfähig an Workflow-Systeme und Fachverfahren, die Prozessaufnahme ist damit selbst der erste Digitalisierungsschritt jedes E-Government-Vorhabens.
- Schnittstellen sichtbar machen. Jeder Übergang zwischen Swimlanes zeigt eine Übergabe zwischen Ämtern, genau dort entstehen Liegezeiten und Medienbrüche.
- Wissen im Haus sichern. Prozesswissen bleibt dokumentiert erhalten, unabhängig von einzelnen Sachbearbeitern und Personalwechseln.
- Personal entlasten. Prozessaufnahme in Alltagssprache statt aufwändiger Modellierungsprojekte, mit KI-Unterstützung nach BPMN-2.0-Standard.
Worauf Vergabestellen weiter achten müssen
Die neuen Freiheiten entbinden nicht von den Grundsätzen. Auch der Direktauftrag unterliegt Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, eine formlose Markterkundung mit Preisvergleich bleibt gute Praxis. Die Auftragswerte dürfen nicht künstlich aufgeteilt werden, um unter den Grenzen zu bleiben. Und die Dokumentation der Entscheidung, vom Bedarf über die Anbieterauswahl bis zum Preis, gehört in die Akte. Wer den eigenen Beschaffungsprozess einmal sauber als Diagramm dokumentiert hat, erledigt das künftig nebenbei.
Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften des Bundes beziehungsweise des eigenen Landes und im Zweifel die Einschätzung der zuständigen Vergabestelle oder Rechtsabteilung.
Häufige Fragen
Bis zu welchem Betrag ist ein Direktauftrag erlaubt? Nach der neuen UVgO bis 50.000 Euro ohne Umsatzsteuer. Zuvor lag die Grenze bei 1.000 Euro.
Welche Rolle spielt die 25.000-Euro-Grenze? Sie ist die Transparenz-Schwelle. Über 25.000 Euro muss ein Direktauftrag nachträglich bekannt gemacht werden, darunter entfällt auch diese Pflicht.
Gilt die neue UVgO auch für Kommunen? Unmittelbar gilt sie für den Bund. Länder und Kommunen wenden sie an, sobald ihr Landesrecht die Neufassung übernimmt. NRW erlaubt Landesbehörden bereits Direktaufträge bis 50.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen.
Was gilt zusätzlich für Startups? Direktaufträge bis 100.000 Euro an Startups in den ersten vier Jahren nach Gründung, Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb bis zu den EU-Schwellenwerten bei Startups bis acht Jahre. Details im Startup-Artikel.
Muss trotz Direktauftrag dokumentiert werden? Ja. Preisermittlung, Auswahlentscheidung und Ablauf sollten nachvollziehbar in der Akte stehen, damit die Vergabe einer Prüfung standhält.
Wie finden Kommunen passende innovative Anbieter? Zum Beispiel über den Marktplatz der Innovationen des KOINNOvationsplatzes, auf dem junge Unternehmen ihre Lösungen für die Verwaltung präsentieren.
Quellen
- cosinex Blog zur UVgO-Reform 2026 mit den neuen Wertgrenzen
- Vergabeblog zum Inkrafttreten des Vergabebeschleunigungsgesetzes
- BMWE-Pressemitteilung zu den Vergabeerleichterungen für Startups
- Vergabe.NRW zur Wertgrenzenerhöhung ab Februar 2026
Jordanis Kleinöder Stafidis ist Gründer und Geschäftsführer der Procevia GmbH. Er arbeitet seit über einem Jahrzehnt im Prozess- und Qualitätsmanagement und beschäftigt sich mit der Frage, wie Verwaltung und Mittelstand ihre Abläufe ohne Formalismus-Hürden dokumentieren können.