Workflow

Was macht einen Geschäftsprozess zum Workflow?

Workflows sind digital ausgeführte und von einem Softwaresystem anhand von Regeln gesteuerte Geschäftsprozesse (Gadatsch 2025, S. 17). Galler und Scheer sehen im Workflow die technische Verfeinerung des betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesses; das Kriterium für den Grad der Verfeinerung ist die Automatisierbarkeit, und der Workflow muss als Regelwerk für ein Workflow-Management-System verwendbar sein.

Österle beschreibt denselben Übergang als Weg von der Makro- zur Mikroebene: Der Prozessentwurf wird so lange zerlegt, bis die Aufgaben als Arbeitsanweisung umgesetzt werden können; anhand dieser Aufgabenkette kann eine Führungskraft den Ablauf steuern, und beim Workflow übernimmt der Computer diese Steuerung (Gadatsch 2025, S. 17 f.).

Wie hängen Fachmodell und Workflow-Modell zusammen?

Der Geschäftsprozess beschreibt, was zu tun ist, der Workflow, wie es umgesetzt wird; der Detaillierungsgrad des Geschäftsprozesses ist erreicht, wenn er Arbeitsschritte beschreibt, die ein Mitarbeiter in einem Zug an einem Arbeitsplatz ausführen kann (Gadatsch 2025, S. 18). Das Workflow-Modell ergänzt Datenfelder, Zuständigkeitsregeln, Fristen und Systemaufrufe.

BPMN unterstützt beide Ebenen mit derselben Notation. Die beschreibende Konformitätsklasse deckt das Fachmodell ab, die ausführbare Klasse enthält die Elemente, die eine Engine braucht (Weske 2024, S. 211). Ein Fachmodell wird deshalb nicht neu gezeichnet, sondern schrittweise angereichert.

Wann lohnt sich die Umsetzung als Workflow?

Bei Prozessen, die häufig durchlaufen werden, klare Regeln haben und mehrere Beteiligte in fester Reihenfolge einbinden: Genehmigungen, Antragsbearbeitung, Onboarding.

Gadatsch beschreibt in seinem Reifegrad-Schnelltest die Stufen des technischen Prozessmanagements von der Werkzeugauswahl bis zur Steuerung aller wichtigen Prozesse durch ein Workflow-Tool (Gadatsch 2025, S. 25). Nicht geeignet sind Prozesse mit hoher Variabilität, etwa kreative oder agile Abläufe, die Gadatsch eher als Skizze denn als detaillierte Vorschrift dokumentiert sehen möchte. Für sie bleibt das Fachmodell die richtige Ebene, und die Unterstützung beschränkt sich auf Vorlagen und Checklisten.