Workflow-Management-System
WerkzeugAuch: WFMS , Workflow Management System , Prozess-Engine
Softwaresystem zur Modellierung, Ausführung und Überwachung von Workflows. Ein WFMS steuert Arbeitsabläufe auf Basis formaler Prozessdefinitionen, leitet Aufgaben an die richtigen Bearbeiter weiter, protokolliert die Ausführung und stellt Daten für die Analyse bereit.
Typische Aufgaben eines WFMS:
- Prozessdefinition: Modellierung der Workflow-Schemata in einer ausführbaren Sprache (z. B. BPMN 2.0 Executable)
- Ablaufsteuerung: Ausführung der Workflow-Instanzen auf Basis der Definition
- Ressourcenzuordnung: Task-Zuordnung an Rollen, Personen oder automatisierte Services
- Monitoring: Laufzeit-Überwachung von Fortschritt, Durchlaufzeiten, Ausnahmen
- Historisierung: Persistierung der ausgeführten Instanzen für Analyse und Audit
Bekannte WFMS und BPM-Engines: Camunda, Signavio (SAP), jBPM, Activiti. Zeitgemäße Systeme unterstützen BPMN 2.0 als Ausführungsstandard und integrieren sich in bestehende Unternehmenslandschaften über REST-APIs und Event-Architekturen.
Was definiert ein Workflow-Management-System?
In den 1990er Jahren wurde die Workflow Management Coalition gegründet, um die Aktivitäten von Herstellern, Anwendern und Wissenschaft zu bündeln. Sie definiert Workflow als Automatisierung eines Geschäftsprozesses, ganz oder in Teilen, bei der Dokumente, Informationen oder Aufgaben nach festgelegten Regeln von einem Beteiligten zum nächsten weitergegeben werden (Weske 2024, S. 49 f.). Das Workflow-Management-System ist die Software, die diese Weitergabe steuert.
Gadatsch beschreibt denselben Kern aus Sicht des Prozessmanagements: Workflows sind digital ausgeführte und von einem Softwaresystem anhand von Regeln gesteuerte Geschäftsprozesse; der Workflow muss als Regelwerk für das steuernde System verwendbar sein (Gadatsch 2025, S. 17).
Wie arbeitet ein Workflow-System mit dem Prozessmodell?
Das System liest ein ausführbares Prozessmodell und erzeugt für jeden Fall eine Instanz. Es weist Aufgaben an Rollen zu, ruft Anwendungen auf, überwacht Fristen und protokolliert jeden Schritt. BPMN definiert dafür eine eigene Konformitätsklasse mit den Elementen, die eine Engine braucht (Weske 2024, S. 211).
Weske weist auf ein praktisches Problem hin: Die Granularität der Workflow-Aktivitäten und die der Funktionen in den Anwendungssystemen können sich unterscheiden, sodass das System nur Teile des Ablaufs steuern kann (Weske 2024, S. 56). Wer ein Fachmodell in einen Workflow überführt, muss deshalb prüfen, welche Schritte die Systeme tatsächlich als Funktion anbieten.
Wo steht ein Unternehmen auf dem Weg zum Workflow?
Gadatsch bildet den Weg in seinem Reifegrad-Schnelltest ab: von der Auswahl eines Workflow-Werkzeugs über erste implementierte Prozesse bis zur Stufe, auf der alle wichtigen Prozesse durch ein Workflow-Tool gesteuert werden (Gadatsch 2025, S.
25). Für ein mittelständisches Unternehmen ist der erste Schritt meist ein einzelner, häufiger Prozess mit klaren Regeln, etwa Urlaubsanträge oder Rechnungsfreigaben. Erst wenn dort Modell, Rollen und Fristen stimmen, lohnt der zweite Prozess. Das dokumentierte BPMN-Modell bleibt in beiden Fällen die Grundlage, weil es die Fachsicht festhält, die das System nur ausführt.
Häufige Fragen zu Workflow-Management-System
- Kann ein Workflow-System ein fachliches BPMN-Modell direkt ausführen?
- Nicht ohne Anreicherung. Das Fachmodell muss um Datenfelder, Zuständigkeitsregeln, Fristen und Systemaufrufe ergänzt werden, bis es der ausführbaren Konformitätsklasse von BPMN entspricht.
- Ab welcher Größe lohnt sich ein Workflow-Management-System?
- Nicht die Unternehmensgröße entscheidet, sondern der Prozess: viele Durchläufe, feste Regeln, mehrere Beteiligte. Ein einzelner Genehmigungsprozess mit hundert Fällen im Monat kann ein System rechtfertigen.
Quellen
- Gadatsch, A. (2025): Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 11. Aufl., Springer Vieweg, S. 7-8, 186-191
- Weske, M. (2024): Business Process Management: Concepts, Languages, Architectures, 3rd Edition, Springer
- Weske, M. (2024): Business Process Management. Concepts, Languages, Architectures, 4. Aufl., Springer, S. 49 f., 56, 211
- Gadatsch, A. (2025): Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 11. Aufl., Springer Vieweg, S. 17, 25
Autor: Jordanis Kleinöder Stafidis, Gründer und Geschäftsführer der Procevia GmbH · Aktualisiert am
Siehe auch: Workflow , Robotic Process Automation , Enterprise Resource Planning System , Business Process Management