Prozessdesign
ProzessAuch: Prozessgestaltung , Prozessentwurf , Soll-Modellierung , prozessdesign definition
Das Gestalten und Modellieren von Geschäftsprozessen, also das Abbilden von Realitätsausschnitten unter einer fachlich-konzeptionellen Perspektive. Je nach strategischem Ziel reicht Prozessdesign von der völligen Neugestaltung von Abläufen bis zur weitergehenden Automatisierung bestehender Prozesse.
Beim Prozessdesign wird ein Ausschnitt der betrieblichen Realität bewusst gestaltet und in einem Prozessmodell festgehalten. Es geht also nicht nur um das Aufnehmen des Ist-Zustands, sondern um das Entwerfen eines Soll-Prozesses.
Wie weit das Design reicht, hängt von den Zielen ab: Mal genügt eine behutsame Optimierung bestehender Abläufe, mal ist eine grundlegende Neugestaltung oder eine stärkere Automatisierung gefragt.
Wo steht das Prozessdesign im Lebenszyklus?
Das Prozessdesign ist die Redesign-Phase: Aus den in der Analyse erkannten Schwachstellen und möglichen Abhilfen entsteht das Soll-Modell als Hauptergebnis; Analyse und Redesign greifen dabei eng ineinander, weil jede Designoption wieder analysiert werden muss (Dumas et al. 2018, S. 20 f.). Design ist damit Entscheiden zwischen Varianten, nicht bloß Zeichnen.
Die Bandbreite reicht von der behutsamen Optimierung bis zum radikalen Neuentwurf. Gadatsch ordnet das Reengineering als Extremform ein, bei der nicht bestehende Abläufe verbessert, sondern Strukturen völlig neu gedacht werden (Gadatsch 2025, S. 46 f.). Welche Tiefe passt, entscheidet der Abstand zwischen Ist-Kennzahlen und Zielwerten.
Welche Gestaltungshebel gibt es?
Vier Hebel decken die meisten Fälle ab. Weglassen: Prüfungen und Freigaben streichen, die keinen Fehler mehr finden. Parallelisieren: unabhängige Schritte gleichzeitig ausführen, um Durchlaufzeit zu sparen. Vorziehen: Daten dort vollständig erfassen, wo sie entstehen, um Korrekturschleifen zu vermeiden. Zusammenlegen: Bearbeiterwechsel reduzieren, weil jede Übergabe Wartezeit erzeugt.
Gadatsch zeigt den letzten Punkt am Beispiel der Rechnungsprüfung: Wird sie zwischen Logistik und Rechnungswesen gesplittet, sind durch den Bearbeiterwechsel fast zwangsläufig Verzögerungen zu erwarten (Gadatsch 2025, S. 46). Ein gutes Design fragt bei jeder Übergabe, ob sie nötig ist.
Wie prüft man ein Soll-Modell vor der Umsetzung?
Drei Prüfungen haben sich bewährt. Erstens der Durchstich: Der Soll-Prozess wird mit zwei oder drei realen Fällen im Kopf durchgespielt, auch mit einem Ausnahmefall.
Zweitens die Kennzahlenprobe: Für jede Designänderung wird benannt, welche Kennzahl sich dadurch wie verändern soll; Dumas und Kollegen sehen darin den Kern der Redesign-Bewertung (Dumas et al. 2018, S. 21). Drittens die Lesbarkeit: Das Modell folgt den Regeln für gut lesbare Diagramme, Kontrollfluss von links nach rechts, keine unnötigen Details, einheitliche Beschriftungen (Gadatsch 2025, S. 170). Erst danach beginnt die Implementierung mit Schulung und Systemanpassung.
Häufige Fragen zu Prozessdesign
- Braucht man immer ein Ist-Modell vor dem Soll-Modell?
- Meist ja, weil erst das Ist-Modell zeigt, wo Zeit und Qualität verloren gehen. Bei ganz neuen Leistungen ohne bestehenden Ablauf startet das Design direkt beim Soll.
- Wie viele Soll-Varianten sollte man entwerfen?
- Zwei bis drei. Dumas und Kollegen betonen, dass Analyse und Redesign eng verzahnt sind: Jede Variante wird analysiert, bevor eine gewählt wird. Eine einzige Variante lässt keine Abwägung zu.
Quellen
- Gadatsch, A. (2025): Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 11. Aufl., Springer Vieweg, S. 33
- Dumas, M. / La Rosa, M. / Mendling, J. / Reijers, H. A. (2018): Fundamentals of Business Process Management, 2. Aufl., Springer, S. 20 bis 22
- Gadatsch, A. (2025): Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 11. Aufl., Springer Vieweg, S. 46, 170
Autor: Jordanis Kleinöder Stafidis, Gründer und Geschäftsführer der Procevia GmbH · Aktualisiert am
Siehe auch: BPM-Lebenszyklus , Geschäftsprozess , Business Process Management