Robotic Process Automation
WerkzeugAuch: RPA , Software-Roboter
Technologie zur Automatisierung regelbasierter, repetitiver Aufgaben durch Software-Roboter, die Benutzeroberflächen wie ein menschlicher Bearbeiter bedienen. RPA ergänzt oder ersetzt manuelle Tätigkeiten, ohne bestehende IT-Systeme anpassen zu müssen, und eignet sich besonders für strukturierte Prozesse ohne Medienbrüche.
RPA unterscheidet sich von klassischen WFMS darin, dass es auf der Ebene der Benutzeroberfläche agiert: Ein Software-Roboter imitiert Mausbewegungen, Tastatureingaben und Klicks in bestehenden Anwendungen. Damit können Prozesse automatisiert werden, die über mehrere Systeme ohne vollständige API-Integration laufen.
Typische RPA-Einsatzbereiche:
- Dateneingabe aus Dokumenten in mehrere Zielsysteme
- Rechnungsverarbeitung mit Abgleich zu ERP und CRM
- Stammdaten-Synchronisation zwischen nicht integrierten Anwendungen
- Standard-Reporting aus mehreren Datenquellen
Grenzen: RPA ist brüchig bei UI-Änderungen, skaliert schlecht bei unstrukturierten Inputs und bleibt eine Umgehungslösung, wenn bessere Integrationen technisch möglich wären. Für komplexe Prozesse wird RPA oft mit BPM-Engines und KI-basierten Komponenten kombiniert.
Was macht ein Software-Roboter?
Gadatsch definiert RPA als Technologie, die den Menschen bei der Bearbeitung einfacher, repetitiver IT-Aufgaben ersetzt, ohne die genutzten Technologien zu verändern; RPA-Programme greifen auf dieselben Oberflächen zu wie der menschliche Bearbeiter (Gadatsch 2025, S. 191). Die menschlichen Eingaben werden von einem virtuellen Mitarbeiter simuliert, inhaltlich aber nicht verändert.
Typische Anwendungsfälle sind automatisierte Dateneingabe, die Integration von Systemen ohne programmierte Schnittstelle und die Prozesskontrolle, also die Sicherstellung, dass der Ist-Prozess dem Soll-Prozess entspricht (Gadatsch 2025, S. 191). Bietet eine Anwendung eine Programmierschnittstelle, kann sie direkt aus einer Workflow-Engine angesteuert werden; der Roboter ist der Weg, wenn diese Schnittstelle fehlt.
Wo wird RPA in der Praxis eingesetzt?
Gadatsch nennt als häufige RPA-Prozesse Dienstreiseabrechnung, Kündigungsbearbeitung, Onboarding neuer Mitarbeiter, Rechnungsbearbeitung, Bestellbearbeitung und Urlaubsanträge (Gadatsch 2025, S. 192). Gemeinsam ist ihnen: hohe Wiederholung, klare Regeln, strukturierte Eingaben und mehrere beteiligte Systeme.
Das Interesse ist groß. Gadatsch zitiert eine Erhebung, nach der 60 Prozent der Unternehmen im DACH-Raum bereits 2020 zwischen zehn und 25 Abläufe von Software-Robotern erledigen lassen wollten (Gadatsch 2025, S. 192). Die Forschung bezeichnet RPA als jüngsten Stern am Firmament der BPM-Forschung.
Welche Rolle spielt das Prozessmodell?
Eine zentrale. Ein Roboter führt exakt das aus, was ihm vorgegeben wird, deshalb muss der Ablauf vorher vollständig und eindeutig beschrieben sein: jeder Schritt, jede Bedingung, jede Ausnahme.
Das BPMN-Modell ist die Spezifikation, aus der die Roboterlogik abgeleitet wird, und die Prozesskontrolle prüft später gegen dasselbe Modell. Wer RPA ohne Modell einführt, automatisiert Gewohnheiten statt Prozesse. Und weil Roboter bei Änderungen der Oberfläche ausfallen, gehört jeder automatisierte Schritt in die Dokumentation, damit bei einem Systemwechsel klar ist, welche Roboter betroffen sind.
Häufige Fragen zu Robotic Process Automation
- Ersetzt RPA ein Workflow-Management-System?
- Nein. Ein Workflow-System steuert den Ablauf über Beteiligte hinweg, ein Software-Roboter erledigt einzelne repetitive Schritte an der Oberfläche bestehender Anwendungen. Beide werden häufig kombiniert.
- Wann ist RPA die falsche Lösung?
- Wenn die Anwendung eine Programmierschnittstelle bietet oder der Prozess selbst schlecht gestaltet ist. Dann automatisiert RPA nur den Umweg. Erst den Prozess bereinigen, dann automatisieren.
Quellen
- Gadatsch, A. (2025): Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 11. Aufl., Springer Vieweg, S. 7-8, 191-194
- Gadatsch, A. (2025): Grundkurs Geschäftsprozess-Management, 11. Aufl., Springer Vieweg, S. 191 f.
- van der Aalst, W. M. P. / Bichler, M. / Heinzl, A. (2018): Robotic Process Automation, Business & Information Systems Engineering 60(4), zitiert nach Gadatsch 2025, S. 191
Autor: Jordanis Kleinöder Stafidis, Gründer und Geschäftsführer der Procevia GmbH · Aktualisiert am
Siehe auch: Workflow-Management-System , Workflow , Business Process Management