RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed, also ausführend, rechenschaftspflichtig, beratend und zu informieren. Die Abkürzung ist im deutschen Standardwerk zum Geschäftsprozessmanagement von Schmelzer und Sesselmann als feststehender Begriff geführt.

Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable?

Responsible bezeichnet die Stelle, die den Schritt ausführt. Accountable bezeichnet die Stelle, die dafür geradesteht und im Zweifel entscheidet. Beide können zusammenfallen, tun es aber oft nicht. Die Trennung ist der eigentliche Zweck der Matrix, weil Vorgänge meist genau dort liegen bleiben, wo der Ausführende keine Entscheidungsbefugnis hat.

Muss ich eine RACI-Matrix für jeden Prozessschritt vollständig ausfüllen?

Nein. In Procevia bleiben Zellen ohne Eintrag leer, es gibt keinen Zwang zur Vollpflege. Sinnvoll ist, zuerst die Schritte zu belegen, an denen Entscheidungen fallen oder Vorgänge übergeben werden. Dort entsteht der Nutzen, nicht in der lückenlosen Matrix.

Warum füllt sich die Spalte Responsible automatisch?

Weil in BPMN die Bahn, in der eine Aufgabe liegt, die ausführende Rolle bezeichnet. Diese Zuordnung entspricht dem Responsible aus RACI und lässt sich deshalb direkt aus dem Diagramm ableiten. Accountable, Consulted und Informed lassen sich nicht ableiten und bleiben leer, bis jemand sie einträgt.

Was ist ein Prozessverantwortlicher?

Der Prozessverantwortliche lenkt einen Geschäftsprozess über seine gesamte Länge, also Planung, Ausführung, Controlling, Steuerung und Optimierung. Er trägt die durchgehende Verantwortung vom Anfang bis zum Ende des Geschäftsfalls und wird deshalb auch als Case Manager bezeichnet.

Wo wird die RACI-Matrix in Procevia gepflegt?

In der Prozessakte als eigener Reiter neben Übersicht, Versionen und Anlagen. Jede Zelle ist im Bearbeitungsmodus ein Eingabefeld. Änderungen an den Verantwortlichkeiten erscheinen beim Einreichen zur Freigabe im Vergleich zur Vorversion.

RACI-Matrix: Wer entscheidet im Prozess eigentlich?

Das Problem

In jedem Prozess-Workshop fällt irgendwann derselbe Satz. Jemand sagt, das sei doch eigentlich klar. Die Frage davor lautete, wer diesen Schritt freigibt.

Nach dem Satz kommt eine Pause. Dann zwei verschiedene Antworten. Dann die Erkenntnis, dass es eben nicht klar war.

Drei Kreise für Sachbearbeitung, Abteilungsleitung und Qualitätsmanagement zeigen mit Pfeilen auf die Frage in der Mitte, wer diesen Schritt freigibt. Jede Stelle verweist in ihrer Aussage auf eine andere — Links zeigt jede Stelle auf eine andere. Rechts steht je Schritt, wer ausführt und wer entscheidet

Eine RACI-Tabelle mit vier Prozessschritten und den Spalten Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Die Spalte Responsible ist orange hervorgehoben und trägt den Hinweis, dass sie aus den Bahnen des Diagramms stammt — Links zeigt jede Stelle auf eine andere. Rechts steht je Schritt, wer ausführt und wer entscheidet

Gefühlte Zuständigkeit funktioniert im Alltag erstaunlich lange. Sie bricht genau dann zusammen, wenn es unangenehm wird.

Die Person, die sonst entscheidet, ist im Urlaub und niemand weiß, wer vertritt
Ein Vorgang weicht vom Standard ab und bleibt liegen, weil keiner sich zuständig fühlt
Zwei Stellen bearbeiten dasselbe, weil beide dachten, die andere macht es nicht
Im Audit fragt jemand, wer diese Freigabe erteilt hat, und die Antwort dauert zwei Tage

Der Schaden entsteht dabei selten durch falsche Arbeit. Er entsteht durch keine Arbeit, also durch Vorgänge, die warten, weil unklar ist, wer den nächsten Schritt auslösen darf.

Was die Forschung dazu sagt

Unklare Zuständigkeit taucht in der Prozessliteratur nicht als Randnotiz auf, sondern als eine der Hauptschwachstellen.

Der Befund ist seit Jahren derselbe

Gadatsch nennt unter den typischen Schwachstellen Doppelarbeiten, bei denen Daten mehrfach erfasst werden, weil die Zuständigkeiten nicht abgegrenzt sind, sowie Warte- und Liegezeiten in der Bearbeitung (Gadatsch 2025, S. 49). Bergsmann beschreibt denselben Befund aus der Organisationsperspektive und nennt unklare Zuständigkeiten und vage Schnittstellen zwischen den Bereichen als Ursache für Ineffizienzen in der Abwicklung von Kundenfällen (Bergsmann 2012, S. 6).

Zuständigkeit ist ein Reifemerkmal

Gadatsch verankert das Thema auch in der Bewertung der Prozessreife. Die höchste Stufe im Reifegradmodell ist erreicht, wenn die Verantwortung für Prozesse, etwa durch die Festlegung von Prozessverantwortlichen, für alle Prozesse im Unternehmen verankert ist (Gadatsch 2025, S. 24). Zuständigkeit ist damit kein Nebenaspekt der Dokumentation, sondern deren Reifemerkmal.

Die vier Rollen und warum zwei davon verwechselt werden

RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed und ist im Standardwerk von Schmelzer und Sesselmann als feststehende Abkürzung geführt (Schmelzer/Sesselmann 2020, Abkürzungsverzeichnis, PDF-S. 20). Die vier Rollen beantworten je Prozessschritt vier verschiedene Fragen.

Responsible. Wer führt den Schritt aus
Accountable. Wer steht dafür gerade und entscheidet im Zweifel
Consulted. Wer wird vorher gefragt
Informed. Wer erfährt es hinterher

Der praktische Wert steckt in der Trennung der ersten beiden. Ausführung und Rechenschaft fallen oft auseinander. Die Sachbearbeitung führt aus, die Abteilungsleitung entscheidet. Ist diese Trennung nirgends festgehalten, wartet der Vorgang auf eine Entscheidung, die niemand als seine erkennt.

Die Rechenschaftsseite hat einen Namen

Schmelzer und Sesselmann halten fest, dass Geschäftsprozesse jeweils von einem Geschäftsprozessverantwortlichen gelenkt werden, der für Planung, Ausführung, Controlling, Steuerung und Optimierung umfassend verantwortlich ist (Schmelzer/Sesselmann 2020, S. 34). Wegen der durchgehenden Gesamtverantwortung für Geschäftsfälle vom Anfang bis zum Ende bezeichnen sie ihn auch als Case Manager (Schmelzer/Sesselmann 2020, S. 89). Gadatsch ergänzt, dass dieser Verantwortliche dem Kreis der oberen Managementebene entstammen soll und die Ziele und Kennzahlen zur Steuerung des Prozesses vorgibt (Gadatsch 2025, S. 10 und S. 21).

Wie Procevia das löst

Der häufigste Einwand gegen RACI ist der Pflegeaufwand. Eine Matrix mit vier Spalten über zwanzig Prozessschritte ergibt achtzig Felder, und die meisten Werkzeuge verlangen, dass ein Mensch sie alle einträgt.

Eine Spalte füllt sich von selbst

Ein Teil dieser Arbeit ist überflüssig, weil die Information bereits im Diagramm steht. In BPMN bezeichnet die Bahn, in der eine Aufgabe liegt, die ausführende Rolle. Das ist exakt die Definition von Responsible. Procevia leitet die Spalte deshalb automatisch aus der Bahn ab, solange nichts anderes eingetragen ist. Wer einen Wert von Hand setzt, überschreibt die Ableitung.

RACI-Reiter in der Prozessakte von Procevia. Die Prozessschritte stehen untereinander, daneben vier Spalten für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Die Spalte Responsible ist mit den Rollennamen aus den Bahnen des Diagramms vorbelegt, die übrigen Spalten sind teilweise gefüllt — Die Matrix je Prozessschritt. Die ausführende Rolle stammt aus der Bahn des Diagramms, die übrigen drei Spalten werden gepflegt

Bewusst nicht abgeleitet werden die drei anderen Spalten. Accountable ist der Prozessverantwortliche und ergibt sich nicht aus der Position im Diagramm. Consulted und Informed ergeben sich allenfalls aus Nachrichtenflüssen und sind meist eine Frage der Organisation, nicht der Notation. Eine automatische Befüllung würde hier Genauigkeit vortäuschen, die nicht vorhanden ist.

Die Matrix bleibt am Prozess, nicht daneben

Eine RACI-Matrix in einer separaten Datei hat dasselbe Problem wie jede Nebenaufzeichnung. Sie veraltet, sobald sich der Prozess ändert, und niemand merkt es. Ändert sich eine Bahn im Diagramm, muss jemand daran denken, die Tabelle nachzuziehen.

In Procevia liegt die Matrix als Reiter in der Prozessakte, an derselben Stelle wie das Diagramm. Sie wandert damit automatisch mit.

1Prozess beschreibenBahnen entstehen aus den genannten Rollen
2Reiter RACI öffnenResponsible ist bereits vorbelegt
3Entscheider eintragenNur an den kritischen Schritten
4Zur Freigabe einreichenÄnderungen erscheinen im Vergleich

Beim Einreichen zur Freigabe zeigt der Vergleich zur Vorversion auch die geänderten Verantwortlichkeiten an. Die freigebende Person sieht damit nicht nur, dass sich der Ablauf geändert hat, sondern auch, dass jemand die Zuständigkeit für einen Schritt verschoben hat.

Das ist der eigentliche Punkt. Eine Zuständigkeitsänderung ist eine Entscheidung mit Folgen. Sie sollte denselben Weg nehmen wie eine Prozessänderung, nämlich durch die Freigabe. Wie daraus ein belastbarer Nachweis wird, steht im Beitrag zur auditfähigen Prozessdokumentation.

	Matrix in einer Tabelle	Matrix in der Prozessakte
Pflegeaufwand	Alle Felder von Hand	Ausführende Rolle kommt aus dem Diagramm
Nach einer Prozessänderung	Muss separat nachgezogen werden	Wandert mit dem Diagramm mit
Änderung der Zuständigkeit	Fällt niemandem auf	Erscheint im Freigabe-Vergleich
Im Audit	Zwei Quellen, die abweichen können	Eine Quelle mit Versionsstand
Teilweise gepflegt	Wirkt unvollständig	Leere Zellen sind zulässig

Warum das Tool das überhaupt kann

Der Grund ist eine Entwurfsentscheidung. Procevia speichert die Verantwortlichkeiten nicht als eigenes Dokument, sondern als Eigenschaft am jeweiligen Prozessschritt. Dadurch kennt das System den Zusammenhang zwischen Bahn und ausführender Rolle und kann ihn auswerten. Dieselbe Kopplung sorgt dafür, dass der Versionsvergleich Änderungen an Verantwortlichkeiten überhaupt anzeigen kann.

Die drei Fragen für den nächsten Workshop

Wer den Einstieg sucht, braucht keine Methodenschulung. Drei Fragen je kritischem Schritt reichen.

Wer macht es tatsächlich, nicht wer sollte es laut Stellenbeschreibung
Wer entscheidet, wenn es strittig wird oder vom Standard abweicht
Wer muss es vorher wissen, damit nicht doppelt gearbeitet wird

Für wiederkehrende Abläufe lohnt es sich, die Antworten gleich in eine Standardarbeitsanweisung zu überführen.

Die erste Frage hat meist eine schnelle Antwort. Die zweite erzeugt die Pause vom Anfang dieses Artikels. Genau diese Pause ist der Ertrag des Workshops.

Zuständigkeiten im eigenen Prozess prüfen

Beschreiben Sie einen Ablauf in Alltagssprache, sehen Sie die Bahnen im Diagramm und füllen Sie die Matrix dort, wo Entscheidungen fallen.

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Häufige Fragen

Quellen

Schmelzer, H. J./Sesselmann, W. (2020). Geschäftsprozessmanagement in der Praxis. 9. Auflage, Hanser. (Abkürzungsverzeichnis PDF-S. 20 zu RACI, S. 34 zum Geschäftsprozessverantwortlichen, S. 37 zu Rollen und Verantwortlichkeiten, S. 89 zum Case Manager)
Gadatsch, A. (2025). Grundkurs Geschäftsprozess-Management. Springer Vieweg. (S. 10 und S. 21 zum Prozessverantwortlichen, S. 24 zur Verankerung im Reifegrad, S. 49 zu Doppelarbeiten durch fehlende Abgrenzung)
Bergsmann, S. (2012). End-to-End-Geschäftsprozessmanagement. Springer. (S. 6 zu unklaren Zuständigkeiten und vagen Schnittstellen, S. 135 zur Einsetzung von Process Ownern)
Object Management Group (2014). Business Process Model and Notation, Version 2.0.2. (Bahnen als ausführende Rolle)
Dumas, M./La Rosa, M./Mendling, J./Reijers, H. A. (2018). Fundamentals of Business Process Management. 2. Auflage, Springer. (Lane als performer)